BEST: BIBLIOTEKET , EN SØMLØS TJENESTE

- et samarbeidsforslag til behandling

Til: Biblioteksjefene i Østfold

Kopi til: styringsgruppa for biblioteket Østfold

Direktør for plan og utvikling Odd Roald Andreassen

De ansatte på ØFB

- Bakgrunn

- Begrepsavklaring

- Forslag til samarbeidsløsning for områdene: transport, samsøk, fjernlånsregler og

samlingsutvikling

- Fylkesbibliotekets framtidige rolle i fjernlånsamarbeidet

- Forslag til økonomisk fordeling

BAKGRUNN:

Prosjektgruppa for lånesamarbeid, regler og avtaler har i samarbeid med fylkesbiblioteket arbeidet fram et forslag til utprøving av ”Det sømløse biblioteket Østfold”.

Forslaget er etter vår mening et av hovedgrepene for å kunne innfri prosjektmålene for Biblioteket Østfold som sier:

”1. Bibliotekene skal styrke sin posisjon i Østfold gjennom helhetlig samhandling og

sterkere synliggjøring. BØ skal etablere et tettere og mer forpliktende samarbeide

mellom alle Østfolds bibliotek, med hovedvekt på folkebibliotekene. – Et

formalisert samarbeide som bedrer servicen, øker kvaliteten og effektiviserer

driften.

2. Prosjektet skal finne den optimale samarbeidsløsningen for Østfold – med utgangspunkt i et hensiktsmessig mangfold i form og innhold.

3. Prosjektet skal utvikle Biblioteket Østfold, både som en virtuell organisasjon og som en samhandlende organisasjon på tvers av forvaltningsgrenser og eiere.

Organisasjonskart –Biblioteket Østfold
		Biblioteksjefene/lederne

4. Bibliotekene i fylket skal samles i effektive nettverk som utnytter medieressursene så vel som de faglige og tekniske ressursene på en bedre og mer bevisst måte – herunder også kompetanseflyt over kommunegrensene.

Gruppene skal utvikle og prøve ut samarbeidsformer, avtaler og kommunikasjonsløsninger, både teknisk og innholdsmessig.

5. Folkebibliotekenes rolle som kultur- og kunnskapsbaser i lokalmiljøene skal styrkes med hensyn til profilering, innhold og tilgjengelighet for å møte det moderne samfunnets behov. Prosjektet skal koordinere og prøve ut nye formidlingsformer på kultur- og litteraturområdet.

6. Prosjektet skal utvikle bibliotekansattes kompetanse, kartlegge kompetansebehov og samarbeid om spesialistkompetanse.”

Slik prosjektgruppa ser det, vil utprøving av ”Det sømløse biblioteket Østfold” sikre oss et stort steg i riktig retning for å innfri de 4 første prosjektmålene.

BEGREPSAVKLARING:

Det sømløse bibliotek ble introdusert i Norge med stortingsmelding nr. 22 (1999 – 2000). Det har siden blitt betraktet som et viktig redskap i bibliotekutviklingen for å sikre at bibliotekene produserer tjenester som bidrar til å gi alle mulighet til å delta i kunnskapssamfunnet.

Kort oppsummert har vi sett at ideen har fått bred oppslutning i Stortinget og i biblioteksektoren. Følgende instanser mener det sømløse bibliotek er et av de sentrale grepene i utviklingen av framtidens bibliotek: ABM-utviklingen, Bibliotektilsynet, Kulturdep., kulturministeren, bibliotekplanen for Aust Agder, Hedmark, Hordaland etc.

Vi ønsker å være først i Norge med å prøve ut ”Det sømløse biblioteket” for Østfold. Ingen bør få stjele den muligheten ”rett foran nesa på oss”. Det vil gi oss mulighet til å profilere oss som det fylket som ”går først i toget”, i viktige deler av landets bibliotekutvikling. Vi kan få mye positiv omtale og oppmerksomhet til bibliotekene, hvis vi forvalter dette riktig. Vi vil også ha mye større mulighet for å få forsøksmidler til utprøving av samarbeidsløsninger.

Østfold har lang praksis på samarbeid innen dette området, vi har jo tilnærmet sømløse tjenester i dag. Med relativt enkle grep vil vi kunne ta skrittet fullt ut for å gi et vesentlig bedre tilbud til brukerne, samtidig som vi slipper å sende bøkene omveien om fylkesbiblioteket.

Hva legger vi i begrepet ”Det sømløse biblioteket Østfold”?:

Det sømløse biblioteket Østfold skal sikre alle innbyggere i Østfold gratis tilgang til samlingene i alle bibliotek i Østfold på en enkel og rask måte.

For å kunne tilby sømløse tjenester effektivt, enkelt og rimelig, må følgende momenter være på plass:

• Et effektivt, operativt og rimelig transportsystem
• Samarbeidsavtaler og regelverk
• I forhold til lånesamarbeid mellom bibliotekene
• Felles utlånsreglement (på sikt)
• Felles serviceavtale overfor bibliotekbrukerne (på sikt)
• Mest mulig lik kultur i forhold til kundebehandling (på sikt)
• Et samsøk for hele Østfold
• Samlingsutvikling som sikrer at vi forvalter fellesgodene på best mulig måte

Kommentar: Selv om en tilstreber et felles regelverk, må det gis rom for ulikheter. Uten toleranse for forskjeller, vil det bli vanskelig å oppnå suksess. Vi må også ta hensyn til at enkelte bibliotek har referanselitteratur og spesialsamlinger som det finnes spesielle regler for.

De enkelte områdene blir beskrevet i neste avsnitt.

FORSLAG TIL SAMARBEIDSLØSNINGER FOR OMRÅDENE: TRANSPORT, SAMSØK, FJERNLÅNSREGLER OG SAMLINGSUTVIKLING

TRANSPORTSYSTEM – frakt av bøker og annet materiale mellom bibliotekene i Østfold – retur av bøker ut av Østfold - forslag til samarbeidsløsning:

Østfold fylkesbibliotek tilbyr organisering og drift av tjenesten. Det innebærer å lease en varebil, engasjere en sjåfør, legge opp kjørerute, organisere kassesystem, sørge for retur ut av Østfold, herunder pakking, frankering og utgiftsdekning, samt alt administrativt arbeide som følger med ordningen.

UTGIFTER

Investering: kontantbeløp kr 50 000. Bil verdi: kr 300 000, verditap 3 år: kr 100 000.

Diverse utstyr: 10 000.

Drift: årlig kjørelengde: 4 000 mil, service og utstyr.

Sjåfør: lønn inkl. feriep. Og sos.utg. kr 340 000

Personale for pakking og forsendelse av fjernlån ut av Østfold: kr 200 000.

Portoutgifter for pakker ut av Østfold: kr 300 000

Årsutgifter:

Leasing: kr 35 000

Verditap: kr 35 000

Drift, bensin etc.: kr 50 000

Adm. Mobiltlf. Etc. kr 20.000

Kasser, reklame på bilen: kr 40.000

Lønn inkl. ferieavl.: kr 340.000

SUM: kr kr 520.000

Dette beløpet dekkes av bibliotekene. Utgiftsposten til portoutgifter relatert til fjernlån fra 2001, brukes som basis for beregning av kostnaden for det enkelte bibliotek.

Vi må også gjøre en utjamningsjobb her, fordi de store yter mer enn de små og det må gjenspeiles når vi fordeler utgiftene mellom bibliotekene. Mao de største sparer mest, og de mindre får mest ut av ordningen.

Kostnader for ØFB:

Lønn pakking, adm. av ordningen fra ØFB: kr 200 000

Porto ØFB: kr 300.000

Sum ØFB: kr 500.000

Ordningen medfører følgende endringer, fordeler og forbedringer:

1. Alle folkebibliotek, inkludert filialer og alle høgskoleavdelingene, får besøk av fraktbilen 2

ganger pr. uke. Det betyr at sirkulasjon av fjernlån innen Østfold vil bli mer effektiv. ( Man

trenger ikke å legge bøker på ”vent” til man har nok bøker til å sende en pakke).

2. Kostnadene vil ikke øke selv om volumet øker.

3. Bibliotekene får en fast pris på tjenesten som for de fleste er billigere enn i dag, prisen blir basert på portotakster fra 2001. Portotakstøkningen fra 2001 til 2003 er på ca. 20%. Dette tillegget slipper bibliotekene å betale

4. Hvert bibliotek vil kunne gi en bedre service til sine kunder fordi man umiddelbart kan si

når låneren kan hente boka ved neste transportbesøk.

5. All retur av bøker til bibliotek utenfor Østfold vil skje regionalt fra fylkesbiblioteket uten

ekstra kostnader.

6. Fjernlånsarbeidet forenkles fordi man ikke trenger å pakke bøkene. Det betyr at

personalressurser frigjøres til andre prioriterte oppgaver.

Det betyr også at arbeidet vil bli mer miljøvennlig ved at vi ikke bruker papp, kartong,

esker etc.

7. Vi vil få en reisende gratisreklame for biblioteket ved å ha reklame på bilen. Alle i Østfold

vil bli minnet om å bruke biblioteket når de ser bilen. En slik reklame er mye verd, når vi

vet at bussreklame i samme størrelse koster mer enn hundretusen kroner.

8. I neste fase kan vi se om andre kulturinstitusjoner kan være med, for eksempel

kulturkontor, kino med filmfrakt etc. Vi kan også vurdere å ta med Akershus og Vestfold i

ordningen. Bilen kan kjøre til sentrale steder i Oslo.

9. Bibliotekene ved HIØ har en meget positiv og raus holding som gjør det mulig å lage

bedre tjenester og løsninger for alle bibliotekbrukere, også studenter, en gruppe som øker

i antall med VO-reformen og kompetansereformen.

10. Østfold – ILLE BRA – Vi er en region med avstander og topografi som gjør det

kostnadseffektivt å prøve ut dette.

11. Dersom forslag til ny biblioteklov blir vedtatt innebærer at fylkesbiblioteket ikke lenger vil

ha det praktiske ansvaret for fjernlånet, men ansvar for å organisere gode ordninger. Og det er nettopp det prosjektgruppa mener fylkesbiblioteket gjør med dette tilbudet om omlegging. Se for øvrig punktet om fylkesbibliotekets rolle.

SAMSØK:

IKT-gruppa har fått presentert samsøkløsninger fra både Bibliofil og Mikromarc, men systemleverandørene har ikke klart å utvikle brukervennlige samsøk. Kort sagt er det kun mulig å søke i hverandres kataloger, men ikke mulig å reservere eller jobbe interaktivt i andres system, kun innenfor eget system. I tillegg til en større investering kreves det innkjøp av software ca. kr. 10.000 pr. bibliotek. Vi kan ikke anbefale en slik løsning nå, da den verken er brukervennlig eller god nok for vårt behov pga. standarduklarheter. ( IKT-gruppa har mer info. dersom noen ønsker det). Det nasjonale digitale bibliotek vil komme med anbefalinger om standarder etc. på nyåret. Inntil dette problemet er løst, vil ”Biblioteket Østfold” lage en publikumsvennlig oversikt over bibliotekenes kataloger.

FORSLAG TIL REGLER FOR LÅNESAMARBEID MELLOM BIBLIOTEKENE I ØSTFOLD

1. Formål

Formålet med lånesamarbeid mellom bibliotekene i Østfold er at den samlede mediesamlingen stilles til disposisjon for bibliotekene i Østfold.

2. Virkeområde

Alle folkebibliotek og alle fagbibliotek i Østfold stiller sin samling til disposisjon for fjernlån for andre bibliotek i Østfold.

Skolebibliotek i grunn- og videregående skoler omfattes i utgangspunktet ikke av disse reglene.

3. Generelle retningslinjer for fjernlån og kopitjenester

Lån og kopitjenester sendes gratis mellom bibliotek i Østfold.

Et utvalg for samlingsutvikling vurderer fortløpende innkjøp av etterspurt litteratur opp mot behov for innlån fra bibliotek utenfor Østfold. Det utarbeides retningslinjer for fordeling av innkjøp ut fra de enkelte biblioteks primær- og sekundærmålgrupper. Målet er at Østfold som region skal være mest mulig selvforsynt med aktuell litteratur.

4. Praktiske anvisninger for bestilling og ekspedering av kopier og fjernlån

Alle bestillinger må være verifisert og lokalisert. Bestillingene sendes direkte til det biblioteket som har materialet på hylla. Fjernlån av emnebestillinger bør unngås. Biblioteket bør i samarbeid med kunden finne fram til relevant litteratur og informasjon.

Ved bestillinger benyttes bestillingsfunksjoner knyttet til det enkelte långivende biblioteks elektroniske katalog. Dersom elektronisk bestillingsskjema ikke er tilgjengelig, benyttes telefaks, e-post eller post.

Lånsøkende bibliotek er ansvarlig for det innlånte materialet. Retur skjer via transporttjenesten i Biblioteket Østfold.

5. Bibliotek som ekspederer lån eller kopitjenester

Bibliotekene i Østfold tilstreber mest mulig like lånevilkår fra alle enkeltbibliotek. Lokale forskjeller kan forekomme og må aksepteres.

Bibliotekene kan unndra dokumenter/materiale fra fjernlån.

Video, musikk og CD-Rom reserveres vanligvis ikke.

Låne- og kopibestillinger effektueres så hurtig som mulig. Forsendelsen følger transporttjenestens kjøreplan.

Det utarbeides et flytskjema for Biblioteket Østfold

For bestilling av materiale utenfor Østfold henvises det til Felles retningslinjer for fjernlån for fag- og folkebiblioteksektoren revidert våren 2002.

SAMLINGSUTVIKLING I BIBLIOTEKET ØSTFOLD:

Samtidig med at det utvikles et tett lånesamarbeid, er det viktig med samarbeid om samlingsutvikling.

Prosjektgruppen som jobber med ”det sømløse bibliotek” foreslår følgende tiltak:

• Alle bibliotek gjenomgår samlingen sin med tanke på å lage en profil som i størst mulig grad tilfredsstiller primærmålgruppene biblioteket har.

• Ut fra behovet som kommer fram, lager hvert bibliotek sin innkjøpspolitikk.

• Kurs i samlingsutvikling holdes før dette arbeidet igangsettes.

• Et eget utvalg for samlingsutvikling, som består av representanter for de ulike bibliotektypene vurderer innkjøp mot fjernlån for den type litteratur som ikke finnes i Østfold. Det er viktig at dette utvalget har en fortløpende vurdering. Så lenge fylkesbiblioteket har mediasupplering som et av sine hovedområder, brukes fylkesbibliotekets mediabudsjett til dette.

Utvalget for samlingsutvikling vurderer hvor det innkjøpte materialet skal plasseres.

Utvikling av samlingene hører nøye sammen med lånesamarbeidet. Målet er at Østfold i størst mulig grad skal være selvforsynt med litteratur. For å nå det målet, må arbeidet med samlingsutvikling skje kontinuerlig og i takt med etterspørselen. En egen gruppe settes ned med ansvar for det.

FYLKESBIBLIOTEKS FRAMTIDIGE ROLLE I DETTE ARBEIDET:

Østfold fylkesbibliotek vil i framtiden ikke eie bøker. Alt boklig materiale ca. 40.000 bind, microkort, film, språkkurs etc., som fylkesbiblioteket eier i dag, bør gis bort til de største bibliotekene som ønsker det. I framtiden vil ØFB fortsatt ha ansvar for regionale tiltak som lokalhistorisk samling, fylkeskommunens institusjoner, klassesett, presseklipp etc. ØFB er ansvarlig for å løse regionale bibliotektjenester og mener dette best kan gjøres ved at ØFB supplerer mediekjøp i et formalisert samarbeide om samlingsutvikling for Østfold. ØFB ønsker å legge inn både personalressurser og økonomiske ressurser i størrelsesorden kr. 200.000 i arbeidet for å sikre at fellesgodene forvaltes på best mulig måte. Det betyr at ØFB er villig til å betale en del bøker som kjøpes inn og eies av det enkelte bibliotek.

FORSLAG TIL FORDELING AV KOSTNADER:

De større bibliotekene vil (som nå) sende ut flest bøker - de stiller mye mer til disposisjon til fellesskapet enn de mindre. Det er det tatt hensyn til ved prisingen av tjenesten - mao. de største sparer mest.

Kommune	Årspris	Kommune	Årspris	Kommune	Årspris
Aremark	5.000	Hvaler	15 000	Råde	15 000
Askim	28 000	Marker	10 000	Sarpsborg	45 000
Eidsberg	28 000	Moss	75 000	Skiptvet	14 000
Fredrikstad	40 000	Rakkestad	24 000	Spydeberg	27 000
Halden	75 000	Rygge	25 000	Trøgstad	16 000
Hobøl	12 000	Rømskog	6 000	Våler	20 000
HIØ	40.000
SUM 520 000

Målet er at ordningen skal tre i kraft 01.02.03 og går over 3 år til 31.12.05. De tre første månedene vil være en ”innkjøringsperiode” hvor bl.a. kjøreruten og innholdet i tjenesten justeres. Prosjektgruppa vil evaluere ordningen underveis med klare milepælspunkter. Dersom dette fungerer tilfredsstillende bør ordningen gjøres permanent.

En prøveordning over tre år med ”Det sømløse biblioteket Østfold” er sannsynligvis det beste enkelttiltaket for å nå prosjektmålene om bedre service, økt kvalitet, effektiv drift og en rimeligere tjeneste.

ARGUMENTER FOR ADMINISTRATIV BEHANDLING AV SAKEN:

1. Alle bibliotekene i Østfold har sluttet seg til prosjektmålene i prosjektplanen for Biblioteket Østfold.

Dette tiltaket er sannsynligvis det viktigste enkelttiltaket for å nå prosjektmålene.

2. Alle bibliotek har et positivt vedtak i kommunen om å delta i samarbeidsprosjektet under forutsetning av at det ikke kreves nye bevilgninger.

3. Dette tiltaket krever ingen økte bevilgninger, tvert i mot tjenesten er rimeligere for de fleste. Nye portotakster for 2003 viser en økning på minimum 10 %.

4. Dette tiltaket gir bedre sørvis, mer effektiv drift og forenkler oppgaver.

5. Dette tiltaket i tråd med nasjonale føringer.

6. Dette tiltaket innebærer endring av eksisterende rutiner innenfor ordinær drift.

7. En politisk behandling i alle 17 kommunene vil bety en forsinkelse av start på inntil et halvt år.

Biblioteket Østfold må ha et forpliktende svar fra alle kommunene og HIØ innen utgangen av 2002, dersom ordningen skal iverksettes fra 1. februar 2003.

Fredrikstad, 04.11.02.

Prosjektgruppa for regler og lån – Det sømløse bibliotek

Trine Eriksen, Anne Berit Brandvold, Anette Kure, Guttorm Fremstad, Eirik Juel

og Svein Bendik Hansen